Ausdrucke der Landesverwaltung, die in großen Mengen wiederkehrend anfallen, werden auf den Druckstraßen der HZD verarbeitet. Dazu gehören beispielsweise Steuernachweise, Bezügenachweise oder Mahnungen. Aber auch die Schreiben, die die Verwaltung einzeln an Bürgerinnen und Bürger bzw. andere Adressaten sendet, werden über den zentralen Druck der HZD abgewickelt. 2021 hat die HZD dies für die Finanzverwaltung stark ausgebaut. Anlass war das Auslaufen der Leasingverträge für die Arbeitsplatzdrucker des Innendienstes in den Finanzämtern. Dies wurde als Chance genutzt, um ein neues Druckkonzept umzusetzen.
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Zentraler Druck
Wirtschaftlich und flexibel
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Die Erstellung, das Korrekturlesen und die Freigabe der Schreiben erfolgen seither in den Finanzämtern in einem digitalen Prozess inklusive Speicherung in der elektronischen Akte. Nach Arbeitsschluss werden die Dokumente an die HZD übertragen. Dort werden die Dokumente ähnlich wie bei den Massenverfahren automatisiert verarbeitet. Dazu analysiert das Outputmanagement der HZD die Druckdaten und schreibt maschinenlesbare Informationen auf die Seitenränder und in die Adresszeilen. Diese Informationen dienen dazu, alle Briefe sicher zu verarbeiten und dies auch nachzuweisen. Die Grundvoraussetzung für eine solche Art der maschinellen Verarbeitung ist ein standardisiertes Layout der Schreiben und insbesondere der Adressinformation.
Durch die großen Massendruckverfahren wird im Druckzentrum in Hünfeld fast täglich die maximale Rabattstufe erreicht, im Mittel ergibt sich so ein Rabatt von 40 Prozent.
Diese Weiterentwicklung im Prozess der Verwaltungsdigitalisierung hat gleich mehrere Vorteile: Als aufgrund der Pandemielage viel Arbeit aus dem Homeoffice erledigt werden musste, wo Drucker, Papier, Briefmarken und eine Registratur nicht selbstverständlich zugänglich sind, hat der zentrale Druck an Bedeutung gewonnen. Er erhöht die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes maßgeblich, denn wesentliche Drucksachen können problemlos versendet werden. Zudem ist der Zentraldruck bei größeren Mengen und vor allem durch die DV-Freimachung (elektronische Entrichtung von Postentgelten) besonders wirtschaftlich. Denn die automatisierte Freimachung, Sortierung nach Leitregionen der Postleitzahlen inklusive Voranmeldung der Sendungen bei der Post entlastet diese, wofür seitens der Post Rabatte gewährt werden.