Behörden optimal befähigen

Die Einführung des neuen DMS 4.0 erfolgt nicht in allen Behörden in Hessen gleichzeitig, sondern in vier aufeinanderfolgenden Wellen. Der Rollout wurde im Projekt „DMS-Modernisierung“ geplant und mit den DMS-Ressortbeauftragten abgestimmt. Die Planung sieht ein standardisiertes Vorgehen vor, das zusätzlich auf die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Behörde angepasst wird.

Die Einführung in den einzelnen Behörden findet dezentral und projektbasiert in behördlichen Einführungsprojekten statt. Insgesamt sind 47 Einführungsprojekte in 263 Dienststellen vorgesehen. Die behördlichen Einführungsprojekte umfassen in der Regel einen Zeitraum von etwa neun Monaten. Vor Ort werden interdisziplinäre Projektteams gebildet, die über den gesamten Projektzeitraum eng von Einführungsberaterinnen und -beratern des DMS Competence Centers (DCC) unterstützt werden. Dabei erhalten die Teams neben der persönlichen Beratung auch Konzepte und Vorlagen, die bei der Durchführung des Projekts unterstützen.

Standardisierte Einführung

Die behördlichen Einführungsprojekte folgen einem standardisierten Vorgehen und sind in folgende Projektphasen untergliedert:

Vorbereitungsphase
Die Projektleitungen und das Projektteam werden benannt und die Projektvereinbarungen festgelegt.
Initialisierungsphase
Der Projekt-Kickoff (offizieller Projektstart) sowie die Informationsveranstaltungen finden statt.
Organisatorische Durchführungsphase
Eine Analyse des Aktenplans, der Aktenführung, der Vorgangsbearbeitung sowie der individuellen Geschäftsprozesse der jeweiligen Behörde wird erstellt. Das Support- und Schulungskonzept wird angepasst. Bei Behörden mit HeDok-Nutzung wird die Migration vorbereitet.
Technische Durchführungsphase
Bei HeDok-nutzenden Behörden wird die Migration getestet und die Konfiguration des Systems vorgenommen. Außerdem finden Schulungen der Anwenderinnen und Anwender statt, und der Go-live des Systems erfolgt.
Abschlussphase
Das Projekt wird nachbereitet und die Abschlusserklärung erfolgt. Die Einführung des neuen Systems setzt voraus, dass Testverfahren erfolgreich durchgeführt wurden und die künftigen Anwenderinnen und Anwender entsprechend geschult sind. Bei Behörden, die HeDok nutzen, wird eine erfolgreiche Datenmigration aus HeDok vorausgesetzt.

Illustration mit stilisiertem Mann in Sportkleidung, der vom Startblock einer Aschenbahn lossprintet

Pilotprojekt: Rollout in der OFD

Als erste Behörde des Landes hat die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main OFD) den Wechsel vom Bestandssystem HeDok zum DMS 4.0 vollzogen. Seit Mitte Juni 2023 nutzen die ersten 620 Landesmitarbeiterinnen und -mitarbeiter das neue Dokumentenmanagementsystem. Um diesen umfassenden Rollout vorzubereiten, hat das Beratungsteam des DCC ab September 2022 gemeinsam mit dem Projektteam der OFD an der Einführung des Systems gearbeitet. Mit Workshops u. a. zu Themen wie Aktenplan und Aktenführung, Datenmigration und Schnittstellen haben alle Beteiligten das konkrete Vorgehen gemeinsam geplant. Mit viel Einsatz wurden Schulungen durchgeführt, Daten bereinigt und migriert sowie zahlreiche Tests vorgenommen. Zudem stehen sogenannte Multiplikatorinnen und Multiplikatoren bereit, die zusätzliche Schulungen erhalten haben und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Einarbeitung und bei fachlichen Fragen zum DMS 4.0 unterstützen.

Um die Akzeptanz für das DMS 4.0 zu steigern und alle Anwenderinnen und Anwender in die Veränderung mit einzubeziehen, hat die OFD unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen wie z. B. die direkte Ansprache per E-Mail, Artikel im MAP, Informationsveranstaltungen mit verschiedenen Zielgruppen und Austauschtermine mit Referatsbetreuerinnen und -betreuern umgesetzt. Werbemittel wie Plakate, Broschüren und Tischaufsteller kamen zum Einsatz, um die Vorteile des DMS 4.0 deutlich zu machen. Hierfür hat das OFD-Projektteam die bereitgestellten Kommunikationsvorlagen und Werbemittel genutzt, um sie an ihre Bedürfnisse anzupassen und für ihre individuellen Zwecke zu verwenden. Nach der Einführung des Systems wurden „Lessons learned“ der Pilotierung festgehalten, von denen nachfolgende Einführungsprojekte profitieren können.

Die Umstellung auf ein neues Dokumentenmanagementsystem für die gesamte hessische Landesverwaltung bringt nicht nur eine neue Technik mit sich, sondern verlangt auch organisatorische Veränderungen, die für alle spürbar sein werden. Diesen Transformationsprozess versuchen wir als zentraler IT-Dienstleister des Landes mit unserem Know-how bestmöglich zu gestalten. Mit dem DCC haben wir dafür eine Support-Einheit geschaffen, die sich als Sparringspartner für die einzelnen Behörden versteht, die berät, Konzepte und Vorlagen zur Verfügung stellt und die nötigen kommunikativen Maßnahmen begleitet. Nur so erreichen wir die Akzeptanz, die für das Gelingen eines so umfangreichen Umstellungsprozesses unbedingt notwendig ist.

Zur Person: Thomas Kaspar ist Technischer Direktor der HZD.

DMS-Rollout in der Fläche

Nach der Pilotierung in der OFD stehen auch die Behörden der ersten Welle vor dem Abschluss ihrer Vorbereitungen und sind damit bereit für den Go-live. Neben der HZD werden die folgenden Behörden das neue System in 2024 live schalten:

Hessische Landesfeuerwehrschule
Hessisches Ministerium des Innern und für Sport
IT-Stelle der Justiz
Regierungspräsidium Darmstadt
Regierungspräsidium Gießen
Studienzentrum Rotenburg an der Fulda
Föderale IT-Kooperation (FITKO)

Allein mit diesen Behörden werden ca. 6.000 DMS-4.0-Arbeitsplätze geschaffen. Die zweite Welle des Rollouts beginnt offiziell ab April 2024 mit der organisatorischen Vorbereitungsphase. Sie wird mit ca. 8.000 neu eingerichteten Arbeitsplätzen die umfangreichste Rollout-Phase sein und schließt viele Behörden ein, die zuvor nicht mit HeDok gearbeitet haben. Die dritte Welle mit ca. 7.000 DMS-4.0-Arbeitsplätzen wird im April 2025 beginnen, gefolgt von der vierten Welle ab Januar 2026 mit ca. 5.500 Arbeitsplätzen.

Die an den einzelnen Wellen teilnehmenden Behörden werden mit einer eigenen Informationsveranstaltung, der sogenannten Behördenkonferenz, etwa neun bis zwölf Monate vor Beginn der Einführung über deren Verlauf sowie die damit verbundenen Maßnahmen informiert. Entsprechend sind bei den Behörden der zweiten Welle bereits die Vorbereitungen für die Behördenprojekte angelaufen. Dazu gehören unter anderem die Zusammenstellung des Projektteams und die Beschreibung aktueller Geschäftsprozesse, die für den erfolgreichen Verlauf der Einführung unerlässlich sind.

Einfach einfacher – die Einführungskampagne

Das neue DMS 4.0 an bis zu 40.000 Arbeitsplätzen in der hessischen Landesverwaltung verändert gewohnte Arbeitsprozesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Einführung ist kein IT-Projekt, sondern ein umfassendes organisatorisches Veränderungsprojekt, in dessen Mittelpunkt die Anwenderinnen und Anwender des neuen Systems und deren Anforderungen stehen. Deshalb gibt es spezielle Beraterinnen und Berater, die die Projektteams in den Behörden unterstützen, mit dem Ziel, Neugier auf das neue DMS 4.0 zu wecken und größtmögliche Akzeptanz zu schaffen.

Teil der umfassenden Unterstützung ist eine Kampagne, die die Einführung des DMS 4.0 kommunikativ begleitet und bei der Positionierung unterstützt. Die Kampagne greift die Perspektive der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf und vermittelt unter dem Motto „Einfach einfacher“ die Vorteile des neuen Systems. Für jede Behörde steht dafür Kommunikationsmaterial zur Verfügung, wie z. B. Powerpoint-Präsentationen, E-Mail-Vorlagen, Broschüren, Flyer, Plakate sowie Illustrationen im Kampagnendesign, die zentral bereitgestellt, individuell angepasst und genutzt werden können.

Autoren des Beitrags

Till Roth
Einführungsmanagement, DCC

Torben Gerling
DMS Kundenmanagement, DCC